Aprenda neste artigo, como informatizar um comércio, quais são as tecnologias e os equipamentos necessários.
Para informatizar um comércio, seja ele uma farmácia, supermercado, loja de material de construção ou em qualquer ramo de atuação, é preciso passar por todas áreas da empresa, começando pelo ponto de venda, o estoque, o financeiro e as vendas.
Normalmente, o empresário tem a necessidade de informatizar o seu comércio ou loja em duas situações: a primeira quando começa a crescer, e o papel e a caneta ou as planilhas já não dão mais conta da quantidade de produtos no estoque, as vendas crescem e a empresa tem muitos clientes, aí vem aquela sensação de que está perdendo dinheiro; e a segunda quando é necessário começar a emitir notas fiscais eletrônicas por uma obrigação legal imposta pelo governo.
Atualmente, com o avanço da tecnologia e da internet, é possível atender essas duas necessidades em qualquer estabelecimento em qualquer lugar que tenha uma conexão com internet. Por isso, nós da G2 Sistemas criamos esse passo-a-passo para você entender o que precisa para informatizar seu estabelecimento e montar seu ponto de venda.
Primeira parte: Ter estrutura e Internet
Para poder emitir as notas fiscais (NFC-e) no seu caixa, é preciso de uma conexão com internet, mesmo que básica. Hoje em dia, o sistema da Receita é online e toda nota emitida precisa ser transmitida no mesmo momento que a venda acontece, para poder imprimir e entregar para o cliente. A conexão do computador com a internet pode ser sem fio por Wifi ou por Cabo.
O próximo passo é adquirir os equipamentos, por isso vai ser necessário que destine um espaço para instalá-los, que pode ser em uma bancada, uma mesa, no seu caixa ou em algum espaço que seja de atendimento do cliente, para assim poder passar as vendas e emitir as notas.
Segunda parte: Equipamentos de automação comercial
Você vai precisar de um computador, que pode ser um equipamento Desktop (de mesa), um Notebook ou All In One (monitor e computador em um só). Não é necessário ser um equipamento avançado, pois os sistemas não exigem muito dele.
No computador é onde você vai instalar o sistema (que vamos falar no terceiro passo), que vai fazer toda a gestão da sua empresa. Conectado no computador e conversando com o sistema, será preciso ter uma impressora térmica não fiscal, que fará a impressão das notas ou dos recibos que você emitir para seus clientes.
Para facilitar o trabalho, pode conectar no seu computador um leitor de códigos de barras que irá fazer a leitura dos produtos e lançar no sistema para realizar a venda e emitir as notas automaticamente. Assim, fica bem mais fácil trabalhar.
Essa estrutura montada com o computador, impressora e o leitor de código de barras é o seu Ponto de Venda. Normalmente, os pequenos e médios negócios possuem apenas um, mas dependendo das características e do seu tamanho, podem ser necessários mais de um Ponto de Venda dentro da loja, aí vai ser necessário também montar uma estrutura de rede.
Esse é o caso de um supermercado que possui vários caixas, por exemplo.
Para isso, recomenda-se procurar um profissional de Tecnologia da Informação para criar a uma rede onde seus computadores e impressoras ficarão conectados entre si e com a internet. Nesse caso, pode ser necessário um equipamento adicional, que trata-se de um Hub ou Roteador que faça a conexão entre os equipamentos.
Com a estrutura montada, é o momento de contratar um sistema de gestão para informatizar as atividades do comércio.
Terceira parte: Contratar um sistema de gestão
No computador, é instalado um sistema que faz toda a informatização da empresa. Um bom sistema abrange todas as áreas da empresa e é uma ferramenta para fazer o controle do estoque, das entradas e saídas de produtos, das contas a pagar e a receber, dos clientes e das contas deles com você, além da emissão e controle de notas fiscais.
Com o sistema, todas as informações da empresa ficam em um lugar só, sendo possível simplificar trabalhos manuais e também a geração de relatórios, para acompanhar vendas, despesas, e muito mais possibilidades.
Se a loja possuir mais de um ponto de venda, será necessário instalar o sistema em todos os computadores conectados na loja.
Além do sistema, para fazer a emissão de das notas fiscais, será necessário instalar no computador que está o sistema, um certificado digital, pois essa é uma exigência para aceitar as notas que você emitir. É por meio dele que a Receita Federal garante que aquela nota fiscal que foi emitida, saiu de verdade da sua empresa. Se você quiser saber mais sobre Certificados Digitais, nessa página, nós explicamos quais os modelos que você pode usar para emitir notas.
Quarta parte: Ter um responsável pelo sistema
Depois de tudo instalado e configurado, é preciso definir uma pessoa que ficará responsável por cuidar e lançar as informações no sistema. Pode ser qualquer pessoa que trabalhe no estabelecimento, sem a necessidade de conhecimento avançado em informática ou tecnologia, pois ela precisará aprender apenas como utilizar o sistema, que normalmente é intuitivo e fácil de manusear.
Essa pessoa será responsável por fazer com que o sistema trabalhe, pois ela terá que alimentá-lo com as informações que as rotinas da empresa geram. Esta pessoa será responsável por registrar as movimentações, como entradas, saídas, fechamento de caixa, lançamentos no estoque, e todos os demais processos que serão informatizados.
É fundamental ter uma pessoa responsável pelo sistema porque normalmente o empresário está ocupado em tocar o negócio, fazer vendas, negociar e resolver os problemas do dia a dia. Assim, não consegue destinar tempo hábil para seguir corretamente as rotinas necessárias para manter as informações sempre atualizadas.
Quando o(a) responsável segue todas as rotinas corretamente, se torna possível gerar relatórios ricos sobre a empresa, extrair informações inteligentes, entender os números da empresa e tomar melhores decisões.
Fonte: https://g2sistema.com.br/
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